¿Por qué es tan importante contar con un plan de contingencia en caso de un imprevisto?

Cuando todo está tranquilo solemos relajarnos y olvidarnos de que siempre pueden surgir riesgos o situaciones inesperadas. Es por este motivo que los planes de contingencia resultan importantes, sobre todo para resolver eficazmente un suceso inusual. 

Pero no hay que tomar los planes de contingencia de una empresa a la ligera; es importante invertir todo el tiempo que sea necesario en crearlos y asegurarse que en el momento en el que se vayan a usar, resulten útiles y no se conviertan en un obstáculo más. 

¿Qué es la planificación de contingencias?

¿En qué consiste un plan de contingencia? Es un modelo de acción diseñado para ayudarte a responder de manera efectiva a un evento importante que puede suceder o no. 

Debe incluir cosas como controles preventivos, estrategias de recuperación y tiene que revisarse y actualizarse periódicamente para asegurarse de que en el caso de que se llegue a necesitar, vaya a funcionar. 

Debes tener planes de contingencia para todos los aspectos de tu negocio, incluso de tu vida personal. Tiene que incluir lo que debes de hacer en caso de un  incidente y las responsabilidades para llevar a cabo esas acciones, tales como solicitar un préstamo personal o a quién acudir.

¿Por qué debería tener un plan de contingencia?

Al igual que un plan de emergencia, un plan de contingencia es extremadamente útil si algo sale mal. Al identificar problemas potenciales, podrás tomar medidas para evitar que sucedan. 

Este también dará instrucciones claras sobre qué hacer si ocurre un imprevisto. Tener un plan escrito asegurará que cualquier persona pueda lidiar con un incidente, incluso si el titular de la responsabilidad principal no está disponible en ese momento.

En pocas palabras, debes de tener un plan establecido para hacer frente a cualquier problema que pueda surgir que sea inesperado y el detalle de cómo podrías lidiar con ellos.

¿Cómo hacer un plan de contingencia?

Un plan de contingencia es necesario para la mayoría de las empresas y puede ahorrarte tiempo, dinero y recursos. Para obtener una visión detallada del proceso de planificación de contingencias, considera los pasos a continuación.

1. Crea una política oficial

En el caso de que algo salga desastrosamente mal, contar con una declaración de política de contingencia proporciona pautas claras a seguir para que todos los empleados y miembros del equipo estén en sintonía al responder. Esto optimiza la calidad de la respuesta.

2. Reúne tus recursos

Para su planificación de contingencia, haga una lista de los recursos importantes a los que la empresa tiene acceso y puede usar en caso de una emergencia o estrategia de recuperación. Saber lo que se posee hace que sea más fácil identificar lo que no tiene.

3. Elabora tu plan 

Los diferentes riesgos requieren distintos planes. Priorice sus acciones para abordar las amenazas potenciales más importantes para su empresa. Concéntrese en minimizar las pérdidas y trabaje con flexibilidad para tener en cuenta múltiples escenarios y circunstancias.

4. Pon a prueba tu plan

Realiza ejercicios o simulacros para medir el tiempo de respuesta y ejecución de estrategias de recuperación. Las pruebas del plan pueden exponer debilidades o vulnerabilidades y mostrar dónde debe capacitarse o informarse al personal para aumentar la preparación.

5. Actualiza el plan cada cierto tiempo

Es importante promulgar el mantenimiento del plan, revisarlo y enmendarlo según sea necesario. Los sistemas cambian a medida que avanza la tecnología de la información, así que revisa tu plan según sea necesario y manténlo actualizado.

6. Piensa en escenarios poco probables 

El hecho de que un escenario no tenga la posibilidad de que ocurra no significa que nunca lo hará. Un plan de contingencia es como un seguro: te garantiza que tendrás lo que necesitas en el caso de que ocurra el peor de los casos.